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日常業務を因数分解する_会議のタイムリダクション編

2017.01.30

OneteamでCEOをやっている佐々木です。

前回に引き続きなのですが今回は「無駄な時間の特定」方法についてです。

働き方の多様性とか変革とか、大げさなことをする前に、日常業務に隠された惰性と無駄を特定してみることをお勧めします。試しに1ヶ月のメンバーのスケジュール表をざっくりでも良いので把握してみてください。自分のスケジュール表も1ヶ月分程度で良いので分類して整理してみてください。意外と日々の当たり前のことを見直すことで変革の種は見つけられます。

会議:定例会議、商談、突発的なものなど

資料作成:商談ログ、日報、会議議事録などなど

移動時間:顧客訪問、支店移動、出張などなど

その他:経費精算、勤怠連絡、顧客情報入力、商談管理などなど

出来れば同行者や、会議でしたら参加人数なんかも書き出してみてください。管理職のかたでしたらで1時間あたりの人件費や移動費も入れてみるとより輪郭がはっきりしてきます。

職種によって異なりますが、例えば営業職であればいかに商談の数を増やし、顧客の課題に沿った提案が行えるかが重要ですので、それ以外の時間がどの程度発生しているのかを定量的に把握してみましょう。きっと、思った以上に顧客に相対している時間が短いことがわかると思います。

前回のブログに、働き方改革の第一歩は「無駄な時間の特定」と書きました。上のプロセスを一度でもやってみると何から着手すべきか見えてくると思います。おそらく一般的には会議や資料作成関係の比率が高いと思います。会議の内訳として「固定の定例会議」がさらに一番かと思います。今日は固定の会議をいかに減らすかを書きたいと思います。

[会議をタイムリダクションする]

0:前提

某社の調査データで日本人の会議に占める割合で「報告・共有」などが80%以上を占め、意思決定に割かれている時間は20%未満であることが発表されておりました。会議を「決め切る場」と設定すると、他のことは極限まで減らしたほうが良いと思います。報告・共有でしたら同じ時間を固定(同期的時間)する必要はなく、言い換えると場を設定しなくても(非同期的時間)済む方法がたくさんあります。

1: 目的の再整理

会議は「固定」であればあるほど「目的」を失っているケースが多いです。そもそもその会議は何を決めるための会議で、決めるためのプロセスは正しく行われているかを確認すべきです。これは意思決定者の意識が曖昧であればあるほど「無駄」な会議が乱発されているケースが多いので、いきなり止めましょう!とか提案しても炎上すること間違い無しです。現場のかたでしたら、「それとなく」会議の趣旨や定例である意味を確認してみましょう。もし、答えが出てこなかった場合は、「建設的な場作り」のアイディアなどを「それとなく」上長に提案してみましょう。上長が興味を全く持たなかった場合は…いろんなことを諦めましょう。

2:参加者は本当に適切か

いろいろな企業の会議に参加させてもらう機会が多いのですが、一言も発しない人がたくさんいる会議に出くわす機会があります。情報の共有をそこで行いたいのでしたら、多数の他人を巻き込む前に手段を変えてみてはいかがでしょうか?会議とは「決める場」と定義すると、その他のことは大体Onlineで代替出来ることがほぼ100%です。参加者一人一人がミッションや、やるべき仕事を持っており、その時間でやれることが多数あるはずなのですが、それを遮ってまでの目的・価値がないのであればやめてしまいましょう。知っての通り労働時間には限りがあるのです。会議に参加する場合は自分が何の役割なのか今一度考えてみましょう。ただの補足説明要因や、陪席だけなら、いなくても大丈夫です。他の仕事をさっさとやってしまいましょう。

3:事前にアジェンダや論点が設定されているか

びっくりするのですが、会議時間前に資料(作り込んでなくても全然OK)がなかったり、論点が設定されていないケースがめちゃくちゃ多いです。意思決定をする側も、される側も、何をこの場で議論するのかが不明確なまま開催されている場面に出くわす機会があります。また、定例会議の場合は、前回何を話し合ったのかを確認するようなシーンも多数出くわします。これ本当に無駄です。頑張って資料作った人も報われません。資料を作ること自体にあまり価値はないのですが、決め切るべきことが設定されていない会議こそ誰にとっても不幸せなものです。

4:会議時間は適切な長さか

なぜか1時間で設定される各種会議。最近では15分の会社も増えてきているようですが、大体1時間で設定されているケースがまだまだ多く見受けられます。定例会議などの「固定」会議こそ、1〜3を見直した上で時間を再度設定してみてください。おそらく大幅に削減できます。

[ご提案]

上記の0〜4を実施してみることで、開催者のみならず、参加者の時間も減らしていくことが可能です。肝になるのは「共有・相談」の場を非同期で行える環境を構築しておくことです。完全にポジショントークですが、Oneteamはこれらの不(負)を完全に解消します。ぜひ、お試しください!

A: 共有・相談したいメンバーの公開範囲を細やかに設定出来る。

B:アジェンダを設定し、資料も簡単に保存でき、同じシートで議論や質問も行える。

C:既読機能によって会議前にどの程度の人がきちんと読んでいるのかわかる。(編集履歴もわかります)

D:会議が終わってもネクストアクションを議論することが出来る。

E:メールと違ってトピックごとに参照し合えるので過去の議事録と関連させることも簡単。

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一人ひとりの働き方を変えるには、会社のルールを変えなくては何も始まりません。

Oneteamは「人と働く」を面白くする をミッションに企業の業務効率を最大化させるための会社です。

 

 

 


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Akira Sasaki
Co-founder & CEO, Oneteam Inc.
武蔵工業大学卒業後、2003年に株式会社東急エージェンシー入社。大手通信会社、大手流通企業、大手航空会社を担当。Webを中心とした戦略を立案。

2008年に株式会社リクルート入社。旅行領域を中心に事業開発担当として、他企業との大型共同商品の開発や新規事業の立ち上げを牽引。

その後、住宅領域の事業開発責任者として国内外の新規事業領域にてソーシングから各種デューデリジェンスまでを展開し、2012年より株式会社リクルートホールディングス グローバル本部にて東南アジアを中心とした事業開発のマネージャーに着任。

2015年に Oneteam Inc.を創業、代表取締役就任。

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